Bài viết này hướng dẫn cách dùng Make, một công cụ tự động hóa quy trình, để tự động chuyển tệp lên Gelato và nhận cập nhật trạng thái cho các đơn hàng đó. Quy trình bao gồm cấu hình Make để giám sát một vị trí lưu trữ đám mây được chỉ định. Khi phát hiện tệp mới, Make sẽ chuyển chúng vào một Amazon S3 bucket để Gelato xử lý. Bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn để thiết lập hệ thống tự động cập nhật Google Sheet với trạng thái mới nhất của các đơn hàng Gelato, giúp bạn nắm rõ quy trình Xử lý đơn hàng của mình.

Thiết lập này dùng Google Drive, nhưng cũng tương thích với các tùy chọn lưu trữ đám mây khác được Make hỗ trợ.

Bắt đầu bằng cách nhập bản blueprint Make được cung cấp (có ở cuối bài viết này). Blueprint này sẽ giúp chuyển tệp và thông tin đơn hàng một cách mượt mà.

Bạn sẽ cần cấu hình các mô-đun Google Drive, S3 và Google Sheets bằng thông tin đăng nhập của mình và chỉ định đúng Bìa cứng. Với kết nối Amazon S3, dùng các khóa truy cập bạn đã thiết lập ở giai đoạn chuẩn bị. Trình phân tích văn bản và bộ gộp mảng được cấu hình sẵn để nhận diện quy ước đặt tên tệp mà Gelato khuyến nghị, nên bạn không cần chỉnh sửa chúng.

Hệ thống sẽ theo dõi Google Drive của bạn để tìm tệp mới. Khi phát hiện tệp mới, hệ thống sẽ tải xuống và xử lý như sau:

Để giữ Google Sheet gọn gàng và dễ theo dõi, hệ thống dùng một bộ gom mảng. Chức năng này gộp nhiều tệp thuộc cùng một đơn hàng vào một dòng duy nhất. Ví dụ, nếu đơn #1042 có ba tệp (1042_1, 1042_2, 1042_3), thay vì tạo ba dòng riêng, hệ thống sẽ gộp chúng vào một mục duy nhất "1042". Việc gộp này được thực hiện bằng một bộ phân tích văn bản, nhận diện và loại bỏ mọi thứ sau ký tự "_" trong tên tệp.

Sau khi chạy kịch bản với các tệp như trong ảnh chụp màn hình ở trên, Google Sheet kết quả sẽ trông như sau:

Với cách thiết lập này, bạn đã tạo một quy trình tự động để gửi tệp lên Gelato và lưu lại lịch sử đơn hàng. Bước tiếp theo là bật cập nhật trạng thái tự động trong Google Sheet của bạn.

Dựa trên bước trước, giờ bạn sẽ cấu hình hệ thống để tự động cập nhật Google Sheet với trạng thái mới nhất của từng đơn hàng khi chúng đi qua hệ thống Gelato (xử lý, in ấn, vận chuyển).

Bắt đầu bằng cách nhập bản thiết kế đã cung cấp (xem ở cuối bài viết). Kịch bản của bạn sẽ trông như thế này:

Bước đầu tiên là thiết lập mô-đun Webhook. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách Webhook hoạt động trong Make bằng cách tham khảo bài viết trợ giúp về Webhook của họ. Tiếp theo, cấu hình Webhook trong tài khoản Gelato của bạn, cụ thể ở phần Webhooks của Trang quản lý Gelato. Để hiểu đầy đủ về Webhook của Gelato, hãy tham khảo bài viết này.

Để tiếp tục, thêm tên cho Webhook của bạn trong Make. Sau đó, bạn sẽ nhận được một URL duy nhất cho Webhook này. Sao chép URL đó và vào Trang quản lý Gelato để tạo thông báo mới (Webhook). Dán URL bạn đã sao chép từ Make vào trường "URL", chọn "Production Status Update" làm Loại sự kiện, và chọn "HTTP POST" làm Phương thức. Cuối cùng, nhấp "Create" để thiết lập Webhook của bạn.

Tiếp theo, bạn cần gửi dữ liệu thử nghiệm đến Make để hệ thống hiểu cấu trúc dữ liệu nhận vào. Từ phần Thông báo trong Trang quản lý Gelato, nhấp vào "Gửi thông báo thử nghiệm." Chọn "Trạng thái đơn hàng" làm Sự kiện. Bạn sẽ thấy một sự kiện mẫu và có thể chỉnh sửa theo nhu cầu. Nên đổi "######{{MyOrderId}}" sang định dạng giống mã đơn hàng của bạn, ví dụ: "4782."

Nhấp vào "Kiểm tra thông báo". Bạn sẽ thấy xác nhận ở bên phải khi thông báo thử được gửi thành công.

Quay lại Make, bạn sẽ thấy nó đã nhận diện cấu trúc dữ liệu sau khi nhận sự kiện mẫu. Giờ hãy hoàn tất cấu hình bằng cách kết nối các mô-đun Google Sheet còn lại với tài khoản Google của bạn, và đảm bảo chúng trỏ tới đúng trang tính. Nhớ chọn đúng trang tính mà bạn đã dùng để liệt kê đơn hàng ở Phần 1.

Để hoạt động tối ưu, bản mẫu được cấu hình sẵn để cập nhật các hàng hiện có nếu đã có mã đơn hàng. Nhờ đó, Google Sheet của bạn sẽ tự động cập nhật trạng thái mới nhất của từng đơn.