Cet article explique comment utiliser Make, un outil d'automatisation de flux de travail, pour automatiser les transferts de fichiers vers Gelato et recevoir des mises à jour sur le statut de ces commandes. Le processus consiste à configurer Make pour surveiller un emplacement de stockage cloud désigné. Lorsque de nouveaux fichiers sont détectés, Make les transfère vers un compartiment Amazon S3 pour que Gelato puisse les traiter. Tu peux suivre les instructions étape par étape fournies pour mettre en place un système qui met automatiquement à jour une feuille Google Sheet avec le dernier statut de tes commandes Gelato, te garantissant ainsi une vision claire de ton processus de traitement des commandes.
Configurer le transfert de fichiers automatisé
Cette configuration utilise Google Drive, mais elle est compatible avec d'autres options de stockage cloud prises en charge par Make.
Commence par importer le blueprint Make fourni (disponible à la fin de cet article). Ce blueprint permettra le transfert fluide des fichiers et des informations de commande.
Tu devras configurer les modules Google Drive, S3 et Google Sheets en utilisant tes identifiants et en désignant les bons dépliants. Pour la connexion Amazon S3, utilise les clés d'accès que tu as configurées lors de la phase de préparation. L'analyseur de texte et l'agrégateur de tableaux sont préconfigurés pour reconnaître la convention de nommage de fichiers recommandée par Gelato, donc tu ne devrais pas avoir besoin de les modifier.
Le système surveillera ton Google Drive pour détecter les nouveaux fichiers. Lorsqu'un nouveau fichier est détecté, il sera téléchargé et traité comme suit :
Transféré vers ton bucket Amazon S3, où Gelato accédera aux commandes et les traitera.
Enregistré dans une Google Sheet pour suivre toutes les commandes envoyées à Gelato, offrant un historique complet de tes commandes sortantes.
Pour garantir une Google Sheet propre et organisée, un agrégateur de tableaux est utilisé. Cette fonction regroupe plusieurs fichiers appartenant à la même commande en une seule ligne. Par exemple, si la commande #1042 comporte trois fichiers (1042_1, 1042_2, 1042_3), au lieu de créer trois lignes distinctes, le système les regroupera sous une seule entrée « 1042 ». Ce regroupement est réalisé à l'aide d'un analyseur de texte qui identifie et supprime tout ce qui se trouve après le « _ » dans le nom du fichier.
Après avoir exécuté le scénario avec les fichiers affichés dans la capture d'écran ci-dessus, la feuille Google Sheet résultante apparaîtra comme suit :
Avec cette configuration, tu as mis en place un processus automatisé pour envoyer des fichiers à Gelato et conserver un historique de ces commandes. La prochaine étape consiste à activer les mises à jour automatiques du statut dans ta feuille Google Sheet.
Automatiser le suivi du statut des commandes
En t'appuyant sur l'étape précédente, tu vas maintenant configurer le système pour qu'il mette automatiquement à jour la feuille Google Sheet avec le statut le plus récent de chaque commande au fur et à mesure qu'elle progresse dans le système Gelato (traitement, impression, expédition).
Pour commencer, importe le blueprint fourni (tu le trouveras à la fin de cet article). Ton scénario devrait ressembler à ceci :
La première étape consiste à configurer le module Webhook. Tu peux en savoir plus sur le fonctionnement des Webhooks dans Make en consultant leur article d'aide sur les Webhooks. Ensuite, configure le Webhook dans ton compte Gelato, plus précisément dans la section Webhooks du tableau de bord Gelato. Pour une compréhension complète des Webhooks de Gelato, consulte cet article.
Pour continuer, ajoute un nom pour ton Webhook dans Make. Une fois que tu l'auras fait, tu recevras une URL unique pour ce Webhook. Copie cette URL et rends-toi sur ton tableau de bord Gelato pour créer une nouvelle notification (Webhook). Colle l'URL que tu as copiée depuis Make dans le champ « URL », sélectionne « Mise à jour du statut de production » comme type d'événement, et choisis « HTTP POST » comme méthode. Enfin, clique sur « Créer » pour configurer ton Webhook.
Ensuite, tu dois envoyer des données de test à Make pour qu'il puisse comprendre la structure des données entrantes. Depuis la section Notification de ton Tableau de bord Gelato, clique sur « Envoyer une notification de test ». Choisis « Statut de commande » comme événement. Un exemple d'événement te sera présenté, que tu pourras modifier selon tes besoins. Il est recommandé de changer « ######{{MyOrderId}} » en un format ressemblant à tes identifiants de commande, par exemple, « 4782 ».
Clique sur « Test Notification ». Tu recevras une confirmation sur le côté droit une fois que la notification de test aura été envoyée avec succès.
De retour sur Make, tu devrais voir qu'il a reconnu la structure des données après avoir reçu l'événement d'exemple. Maintenant, finalise la configuration en connectant les modules Google Sheet restants à ton compte Google, en t'assurant qu'ils pointent vers la bonne feuille. Assure-toi de sélectionner la même feuille que tu as désignée pour lister les commandes dans la Partie 1.
Pour un fonctionnement optimal, le blueprint est préconfiguré pour mettre à jour les lignes existantes si un ID de commande est déjà présent. Ainsi, ta feuille Google Sheet se mettra désormais automatiquement à jour avec le statut le plus récent de chaque commande.
Il est important de noter : si Gelato ne peut pas traiter une commande automatiquement, son statut dans la feuille restera « Envoyé à Gelato ». Cela permet d'identifier facilement ces commandes et de les examiner manuellement. La raison la plus fréquente pour laquelle une commande n'est pas traitée automatiquement est un nom de fichier incorrect qui ne respecte pas la structure de nommage recommandée par Gelato.