Este artículo explica cómo usar Make, una herramienta de automatización de flujos de trabajo, para automatizar la transferencia de archivos a Gelato y recibir actualizaciones de estado de esos pedidos. El proceso consiste en configurar Make para vigilar una ubicación designada de almacenamiento en la nube. Al detectar nuevos archivos, Make los transferirá a un bucket de Amazon S3 para que Gelato los procese. Puedes seguir las instrucciones paso a paso para configurar un sistema que actualiza automáticamente una hoja de cálculo de Google con el estado más reciente de tus pedidos de Gelato, asegurándote de tener una visión clara de tu proceso de Procesamiento de pedidos.
Configurar la transferencia automática de archivos
Esta configuración usa Google Drive, pero es compatible con otras opciones de almacenamiento en la nube admitidas por Make.
Empieza importando el blueprint de Make proporcionado (disponible al final de este artículo). Este blueprint permitirá transferir archivos e información de pedidos sin complicaciones.
Tendrás que configurar los módulos de Google Drive, S3 y Google Sheets con tus credenciales y asignando las Carpetas correctas. Para la conexión con Amazon S3, utiliza las claves de acceso que configuraste en la fase de preparación. El analizador de texto y el agregador de arrays vienen preconfigurados para reconocer la convención de nomenclatura de archivos recomendada por Gelato, así que no deberías tener que modificarlos.
El sistema supervisará tu Google Drive para detectar archivos nuevos. Cuando se detecte uno, se descargará y se procesará de la siguiente manera:
Transferidos a tu bucket de Amazon S3, donde Gelato accederá y procesará los pedidos.
Registrado en una hoja de cálculo de Google para hacer seguimiento de todos los pedidos enviados a Gelato, ofreciendo un registro completo de tus pedidos salientes.
Para mantener una hoja de cálculo de Google limpia y ordenada, se utiliza un agregador de arrays. Esta función consolida varios archivos del mismo pedido en una sola fila. Por ejemplo, si el pedido nº 1042 tiene tres archivos (1042_1, 1042_2, 1042_3), en lugar de crear tres filas distintas, el sistema los agrupa bajo una única entrada "1042". Esta agrupación se consigue con un analizador de texto que identifica y elimina todo lo que aparece después del "_" en el nombre del archivo.
Después de ejecutar el escenario con los archivos que se muestran en la captura de pantalla de arriba, la hoja de cálculo de Google resultante tendrá el siguiente aspecto:
Con esta configuración, has creado un flujo automatizado para enviar archivos a Gelato y mantener un registro de esos pedidos. El siguiente paso es activar las actualizaciones automáticas de estado en tu Google Sheet.
Automatizar el seguimiento del estado de los pedidos
Sobre el paso anterior, ahora vas a configurar el sistema para que actualice automáticamente la hoja de cálculo de Google con el estado más reciente de cada pedido a medida que avanza por el sistema de Gelato (procesamiento, impresión, envío).
Para empezar, importa el plano proporcionado (lo encontrarás al final de este artículo). Tu escenario debería parecerse a esto:
El primer paso es configurar el módulo de Webhook. Puedes obtener Más información sobre cómo funcionan los Webhooks en Make consultando su artículo de ayuda sobre Webhooks. A continuación, configura el Webhook en tu cuenta de Gelato, concretamente en la sección Webhooks del Panel de Gelato. Para obtener una visión completa de los Webhooks de Gelato, consulta este artículo.
Para continuar, añade un nombre para tu Webhook en Make. Al hacerlo, recibirás una URL única para este Webhook. Copia esa URL y ve a tu Panel de Gelato para crear una nueva notificación (Webhook). Pega la URL que copiaste de Make en el campo "URL", selecciona "Production Status Update" como tipo de evento y elige "HTTP POST" como método. Por último, haz clic en "Create" para configurar tu Webhook.
A continuación, debes enviar datos de prueba a Make para que pueda entender la estructura de los datos entrantes. Desde la sección Notificaciones de tu Panel de Gelato, haz clic en "Enviar notificación de prueba". Elige "Estado del pedido" como Evento. Verás un evento de ejemplo que puedes modificar según sea necesario. Se recomienda cambiar "######{{MyOrderId}}" a un formato similar a tus IDs de pedido, por ejemplo, "4782".
Haz clic en "Probar notificación". Verás una confirmación en el lado derecho cuando la notificación de prueba se haya enviado correctamente.
De vuelta en Make, deberías ver que ha reconocido la estructura de datos tras recibir el evento de prueba. Ahora, termina la configuración conectando los módulos restantes de Google Sheet a tu cuenta de Google y asegurándote de que apunten a la hoja correcta. Asegúrate de seleccionar la misma hoja que indicaste para listar pedidos en la Parte 1.
Para un funcionamiento óptimo, el blueprint está preconfigurado para actualizar las filas existentes si ya hay un ID de pedido. Con esto, tu Google Sheet se actualizará automáticamente con el estado más reciente de cada pedido.
Es importante tenerlo en cuenta: si Gelato no puede procesar un pedido automáticamente, en la hoja su estado seguirá siendo "Enviado a Gelato". Así podrás identificarlo fácilmente y revisarlo de forma manual. La razón más frecuente por la que un pedido no se procesa automáticamente es un nombre de archivo incorrecto que no sigue la estructura de nombres recomendada por Gelato.