Dieser Artikel erklärt, wie du Make, ein Tool zur Workflow‑Automatisierung, nutzt, um Dateiübertragungen zu Gelato zu automatisieren und Status‑Updates zu diesen Bestellungen zu erhalten. Dabei konfigurierst du Make so, dass ein festgelegter Cloud‑Speicherort überwacht wird. Sobald neue Dateien erkannt werden, überträgt Make sie in einen Amazon‑S3‑Bucket, damit Gelato sie verarbeiten kann. Mit der Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung richtest du ein System ein, das automatisch eine Google‑Tabelle mit dem neuesten Status deiner Gelato‑Bestellungen aktualisiert, sodass du einen klaren Überblick über deinen Fulfillment‑Prozess hast.
Automatisierte Dateiübertragung einrichten
Diese Einrichtung verwendet Google Drive, ist aber mit anderen von Make unterstützten Cloud-Speicheroptionen kompatibel.
Beginne damit, die bereitgestellte Make-Blueprint zu importieren (am Ende dieses Artikels verfügbar). Diese Blueprint ermöglicht die nahtlose Übertragung von Dateien und Bestellinformationen.
Du musst die Module für Google Drive, S3 und Google Sheets mit deinen Zugangsdaten einrichten und die richtigen Mappen festlegen. Für die Verbindung zu Amazon S3 verwendest du die Zugriffsschlüssel, die du in der Vorbereitungsphase konfiguriert hast. Der Textparser und der Array-Aggregator sind vorkonfiguriert, um die von Gelato empfohlene Dateibenennungskonvention zu erkennen, daher solltest du sie nicht anpassen müssen.
Das System überwacht dein Google Drive auf neue Dateien. Wenn eine neue Datei erkannt wird, wird sie heruntergeladen und wie folgt verarbeitet:
In deinen Amazon-S3-Bucket übertragen, wo Gelato auf die Bestellungen zugreift und sie verarbeitet.
In einem Google Sheet protokolliert, um alle an Gelato gesendeten Bestellungen zu verfolgen – so erhältst du eine vollständige Übersicht über deine ausgehenden Bestellungen.
Um ein sauberes und übersichtliches Google Sheet sicherzustellen, wird ein Array-Aggregator eingesetzt. Diese Funktion fasst mehrere Dateien, die zu derselben Bestellung gehören, in einem Eintrag mit nur einer Zeile zusammen. Wenn zum Beispiel die Bestellung #1042 drei Dateien hat (1042_1, 1042_2, 1042_3), erstellt das System nicht drei separate Zeilen, sondern fasst sie unter einem einzigen Eintrag "1042" zusammen. Diese Aggregation wird mit einem Text-Parser erreicht, der alles nach dem "_" im Dateinamen erkennt und entfernt.
Nachdem du das Szenario mit den in der obigen Screenshot gezeigten Dateien ausgeführt hast, sieht das resultierende Google Sheet folgendermaßen aus:
Mit diesem Setup hast du eine automatisierte Pipeline eingerichtet, um Dateien an Gelato zu senden und einen Überblick über diese Bestellungen zu behalten. Als Nächstes aktivierst du automatische Statusaktualisierungen in deinem Google Sheet.
Automatisches Verfolgen des Bestellstatus
Aufbauend auf dem vorherigen Schritt konfigurierst du das System jetzt so, dass es die Google-Tabelle automatisch mit dem neuesten Status jeder Bestellung aktualisiert, während sie sich durch das Gelato-System bewegt (Verarbeitung, Druck, Versand).
Beginne damit, den bereitgestellten Bauplan zu importieren (du findest ihn am Ende dieses Artikels). Dein Szenario sollte so aussehen:
Der erste Schritt ist, das Webhook-Modul einzurichten. Du kannst im Make-Helpcenter mehr darüber erfahren, wie Webhooks in Make funktionieren, indem du ihren Help-Artikel zu Webhooks liest. Als Nächstes konfigurierst du den Webhook in deinem Gelato-Konto, und zwar im Bereich Webhooks des Gelato-Dashboards. Für ein umfassendes Verständnis der Gelato-Webhooks lies diesen Artikel.
Um fortzufahren, füge in Make einen Namen für deinen Webhook hinzu. Danach erhältst du eine eindeutige URL für diesen Webhook. Kopiere diese URL und wechsle zu deinem Gelato-Dashboard, um eine neue Benachrichtigung (Webhook) zu erstellen. Füge die aus Make kopierte URL in das Feld "URL" ein, wähle "Production Status Update" als Ereignistyp und "HTTP POST" als Methode. Klicke zum Schluss auf "Create", um deinen Webhook einzurichten.
Als Nächstes musst du Testdaten an Make senden, damit es die Struktur der eingehenden Daten versteht. Geh im Bereich Benachrichtigungen deines Gelato-Dashboards auf „Testbenachrichtigung senden“. Wähle „Bestellstatus“ als Ereignis. Dir wird ein Beispielereignis angezeigt, das du nach Bedarf anpassen kannst. Es wird empfohlen, „######{{MyOrderId}}“ in ein Format zu ändern, das deinen Bestell-IDs ähnelt, zum Beispiel „4782“.
Klicke auf „Testbenachrichtigung“. Du erhältst auf der rechten Seite eine Bestätigung, sobald die Testbenachrichtigung erfolgreich gesendet wurde.
Zurück in Make solltest du sehen, dass die Datenstruktur nach dem Empfang des Beispiel-Events erkannt wurde. Schließe jetzt die Konfiguration ab, indem du die verbleibenden Google‑Sheet‑Module mit deinem Google‑Konto verbindest und sicherstellst, dass sie auf das richtige Sheet zeigen. Achte darauf, dass du dasselbe Sheet auswählst, das du in Teil 1 zum Auflisten der Bestellungen festgelegt hast.
Für optimale Funktionalität ist der Blueprint so vorkonfiguriert, dass vorhandene Zeilen aktualisiert werden, wenn bereits eine Bestell-ID vorhanden ist. Damit wird dein Google Sheet jetzt automatisch mit dem neuesten Status jeder Bestellung aktualisiert.
Wichtig zu beachten ist Folgendes: Wenn Gelato eine Bestellung nicht automatisch verarbeiten kann, bleibt ihr Status in der Tabelle als "An Gelato gesendet" stehen. So lassen sich solche Bestellungen leicht erkennen und manuell prüfen. Der häufigste Grund dafür, dass eine Bestellung nicht automatisch verarbeitet wird, ist ein falscher Dateiname, der nicht der von Gelato empfohlenen Namensstruktur entspricht.